Чат-боты для приёма заявок и Low Code система учёта для клининговой компании из Тбилиси — проект Евгения Рослякова: заказы, бригады и графики теперь живут в одном приложении на Zoho Creator. Автоматизацией и сайтами Евгений занимается с 2016 года. Он самозанятый, договор подписывает до старта, для юрлиц готовит закрывающие документы, проекты ведёт из Москвы и удалённо.
Компания убирает квартиры, офисы и помещения после ремонта. Заявки приходили в WhatsApp, Telegram и Instagram, иногда звонком. Администратор переписывал их в общую таблицу, расписание бригад жило на отдельной вкладке с цветными ячейками. Клиент писал «приезжайте завтра в десять», и никто не мог быстро сказать, свободна ли бригада и сколько это стоит в лари.
Случались накладки: две бригады на один адрес, уборщица, которая не знала об изменении времени, клиент без напоминания. Руководитель по вечерам сверяла таблицу с перепиской.
Нужно было собрать заявки в одном месте, автоматически назначать бригаду и напоминать всем участникам. Программиста в штате нет, поэтому систему должен уметь править сам администратор.
За основу взял Low Code: так быстрее, чем писать с нуля, и понятнее сотрудникам без опыта разработки. Приложение собрал в Zoho Creator. В нём четыре раздела: заявки (адрес, площадь, тип уборки, цена в ₾), клиенты, бригады и график. У администратора есть календарь, у бригадира свой экран на телефоне с заданиями на день и кнопкой «выполнено».
Клиентов компания ведёт в Zoho CRM: контакты и сделки заводятся туда из Creator без ручного копирования. Счета выставляются в Zoho Books. Налоговую отчётность по-прежнему ведёт бухгалтер своими средствами, Zoho Books здесь нужен только для счетов и оплат, и его настройки мы с ней согласовали.
Чат-бот принимает заявку там, где клиенту удобно. Он работает в Telegram и в WhatsApp, а сообщения из Instagram администратор по-прежнему читает сам и отправляет человеку ссылку на бота. Бот спрашивает тип уборки, площадь, адрес и желаемое время, считает ориентировочную цену по прайсу и отвечает: «Заявка принята, подтвердим в течение часа». Сложные случаи, например ремонт с большим объёмом мусора, он передаёт администратору.
Всю цепочку связал сценариями в Make.com: бот создаёт заявку в Zoho Creator, сценарий смотрит свободные бригады, назначает подходящую по району и нагрузке, а накануне отправляет клиенту и бригадиру напоминание. Если бригада меняется, оба получают новое сообщение.
Пару связок, которых в Make.com не нашлось, например отметку об оплате, когда платёжный сервис присылает уведомление, перенёс на Zapier: он ловит это уведомление и ставит галочку в нужной заявке. Каждый сценарий описал короткой инструкцией: что его запускает и что делать при ошибке.
Заявки больше не теряются между мессенджерами. Администратор открывает один календарь и видит, где какая бригада и что клиент уже оплатил. Двойных записей на один адрес после запуска не было, напоминания уходят без чьего-либо участия.
Руководитель перестала сверять таблицу с перепиской по вечерам. Новую услугу или другой район администратор добавляет в Creator сам, через настройки, программист для этого не нужен. Бригадиры привыкли к экрану на телефоне быстрее, чем ожидали: на нём всего две кнопки.
Бот хорошо справляется с обычными заявками, но нестандартные, вроде уборки после пожара, отдаёт человеку. Так и задумано. Цены в боте ориентировочные, точную сумму называет администратор после уточнения деталей.
Ещё одно ограничение: бесплатных лимитов Make.com и Zapier при росте числа заявок может не хватить, и тариф придётся повысить. Мы заранее прикинули, при каком объёме это случится, и заложили расходы в бюджет.
Дальше компания хочет отчёт по загрузке бригад и короткий опрос клиента после уборки.
Заявки идут из разных мессенджеров, а расписание в таблице? Опишите процесс сообщением на freelance.ru, и подумаем, что автоматизировать в первую очередь.
