Утренний отчёт для сети из шести цветочных магазинов теперь собирается сам: таблицы точек сводятся в одну, а сводка по выручке и остаткам приходит управляющей в чат-бот в Telegram. Систему построил Евгений Росляков. Таблицами, сайтами и автоматизацией он занимается с 2016 года. Он самозанятый, заключает договор, юрлицам выдаёт закрывающие документы. Работает с клиентами в Москве и удалённо.
У сети шесть точек, и у каждой свой файл. Вечером продавцы вносят выручку, кассовые программы выгружают продажи. Управляющая каждое утро открывала шесть файлов, переносила цифры в общий и считала остатки по розам, тюльпанам и упаковке. Отчёт был готов ближе к обеду, когда закупку пора уже заказывать.
Попадались и мелкие неприятности. Продавец переименует лист, формула ломается, итог выходит неверным. Бухгалтер работает в Excel и просила сводную по неделям, а ей присылали скриншоты.
Хотелось, чтобы утром цифры уже лежали на месте, а о сбое управляющая узнавала сама, не разыскивая его по файлам.
Основой стал общий Google Sheets. Магазины остались в своих таблицах: продавцам так привычно, и переучивать их незачем. Скрипты Google Apps по расписанию, ночью, забирают листы каждого магазина и складывают в общую таблицу. Каждый магазин обрабатывается отдельным запуском, чтобы уложиться в лимит времени на скрипт. Если лист переименован или в дате буквы, скрипт не падает молча: он помечает магазин и записывает сбой в журнал.
Выгрузки из кассы приходят файлами. Их забирает API Google: скрипт через Drive находит новый файл в папке магазина, читает и через API таблиц записывает строки. Повторная загрузка дублей не даёт, строки сверяются по номеру чека.
Бухгалтер не хотела переходить в облако, и я не настаивал. Для неё написал макрос на VBA в книге Excel. Скрипт каждую ночь кладёт недельную сводную в синхронизируемую папку Диска. Макрос открывает свежий файл, обновляет сводные таблицы и сохраняет копию за неделю. Одна кнопка вместо ручного копирования.
Утреннюю сводку присылает чат-бот в Telegram. Он пишет управляющей в семь утра: выручка по точкам, сравнение с тем же днём прошлой недели, остатки основных позиций. Чат-боты в Telegram удобны тем, что приложение ставить не нужно, мессенджер у управляющей и так открыт. Этот отправляет сообщения прямо из того же скрипта, отдельный сервер не нужен. Тревожные сообщения приходят сразу, не дожидаясь утра: роз перед 14 февраля остаётся меньше, чем в заказах, или в магазине за день слишком много списаний. Пороги управляющая меняет сама на листе настроек.
Перед запуском неделю гонял систему параллельно с ручным отчётом и сверял цифры, пока расхождения не исчезли.
Управляющая начинает день с сообщения в Telegram, а не с шести файлов. Выручка, остатки и списания видны ещё до открытия магазинов, и заказ поставщику можно отправить с утра. Освободившееся время уходит на звонки поставщикам и разговоры с продавцами.
Бухгалтер получает сводную без пересылки файлов. Нажала кнопку в Excel, получила актуальную таблицу, и при закрытии недели не нужно ничего переписывать вручную.
Ошибки в таблицах никуда не делись, но теперь они не прячутся: журнал показывает, какой магазин и какой лист дал сбой. Продавцам оставили короткую памятку, где сказано не менять названия листов и столбцов.
Есть предел и у самого бота. Он не заменяет учётную систему и показывает только то, что внесли магазины. Если вечером цифры не ввели, в сводке будет пометка о неполных сведениях, а не красивое, но неверное число. Дальше можно подключить выгрузки поставщиков, чтобы остатки считались ещё и по приходу товара.
Если вы каждое утро собираете отчёт по магазинам или складу из нескольких таблиц, расскажите мне об этом в личных сообщениях на freelance.ru. Достаточно списка файлов, которые у вас сейчас есть.
