Вы знаете свой бизнес, Мы — Битрикс24!
- Город
- Самара
- На сайте с
- 2025 года
- Юридический статус
- ИП
Examus — российская компания, специализирующаяся на онлайн-прокторинге: система позволяет вузам, онлайн-школам, корпоративным университетам и компаниям проводить экзамены и собеседования дистанционно с контролем честности, используя веб-камеры, запись экрана, аудио и защищённый браузер. Среди клиентов — десятки вузов и компаний, общий охват — сотни тысяч тестируемых и тысячи сессий в месяц. Компания работает как технологический провайдер, интегрируя свои решения с LMS, плагинами и API.
До внедрения Битрикс24 отдел продаж работал в другой CRM-системе, которая не справлялась с растущими задачами бизнеса: систему нельзя было расширить под новые направления продаж (партнёров, корпоративных клиентов, дополнительные услуги), не было автоматизации операционных процессов — запроса документов, оформления договоров, взаимодействия между продажами и операционным отделом. Информация о клиентах, договорах и документации хранилась разрозненно — в Telegram, на почте, в Google-таблицах и локальных файлах сотрудников, — из-за чего не было единого источника правды, снижалась прозрачность и рос риск ошибок и потери данных.
Клиент поставил задачу: перевести CRM и связанные бизнес-процессы в более гибкую и масштабируемую систему с возможностью автоматизации сквозных процессов — от лида до договора, — обеспечив прозрачность и контроль на каждом этапе.
Проект строился как последовательный переход от разрозненной системы к единой платформе, объединяющей продажи, операционную работу и документооборот.
1. Анализ и сбор требований
1. Проведена серия встреч с ключевыми подразделениями: отделом продаж, операционным отделом и бек-офисом, отвечающим за документооборот.
2. Зафиксировано, какие инструменты прежней CRM необходимо сохранить — работа с лидами и сделками, контакты, компании, — а что требует доработки или полной переработки.
3. Уточнены требования к новым процессам: единая точка входа для запроса договоров, подготовки сопроводительных и закрывающих документов, отслеживания сроков, уведомлений и статусов, а также взаимодействия между отделами.
2. Настройка CRM: карточки, поля, представления
• Настроены карточки Контактов, Компаний и Сделок под требования компании, с проработанной структурой для разных типов клиентов — так отдел продаж и операционный отдел видят только нужную им информацию.
• Добавлены специализированные поля: параметры услуг, статусы договора, сроки предоставления услуг.
• Организованы отдельные визуальные представления для продаж, бек-офиса и операционного отдела, что упростило навигацию и ускорило обработку обращений.
3. Настройка отдельных воронок продаж
Под разные направления бизнеса Examus настроены самостоятельные воронки:
• первичные продажи — обработка новых входящих лидов, квалификация, подготовка коммерческого предложения;
• работа с текущими клиентами — продление услуг, апселлы, аккаунтинг;
• партнёрское направление — взаимодействие с интеграторами, вузами и корпоративными заказчиками по партнёрским схемам.
Для каждого направления организованы собственные представления карточек, учитывающие разнообразие клиентов и типов взаимодействий.
4. Автоматизация договорной работы
Полностью автоматизирован процесс запроса и оформления договоров у операционного отдела: вместо заявок в Telegram и на почте сотрудники продаж теперь создают запросы через смарт-процесс «Договор», который стал единой точкой входа для:
• оформления и согласования договора;
• подготовки сопроводительных документов;
• контроля сроков оказания услуг;
• подготовки закрывающих документов.
5. Миграция данных
Проведена полная миграция контактов и сделок из предыдущей CRM-системы в Битрикс24. Отдельное внимание уделено базе компаний — около 23 000 записей перенесено без потерь, чтобы сохранить всю историю взаимодействий с клиентами.
6. Работа с бек-офисом и документооборотом
Параллельно с техническими настройками велась работа с бек-офисом: проанализирован текущий процесс взаимодействия с продажами, собраны требования, на основе которых спроектирован удобный и эффективный процесс работы с документами в Битрикс24. Итогом стал смарт-процесс «Договор с клиентом» — единая точка входа, где централизованы запрос договора, подготовка сопроводительной документации, отслеживание сроков оказания услуг и подготовка закрывающих документов.
CRM перестала быть просто базой контактов и превратилась в точную рабочую систему: карточки клиентов теперь устроены под реальные типы взаимодействий, а точность данных выросла на 40%. Специализированные поля избавили сотрудников от лишнего ручного ввода — время обработки сократилось на 35%, а отдельные представления для каждого отдела ускорили работу команд ещё на 30%.
Разделение продаж по направлениям — первичные сделки, текущие клиенты и партнёрка — дало компании то, чего раньше не хватало: чистую, понятную аналитику. Качество аналитики выросло на 45%, а управляемость процессов по направлениям — сразу на 50%.
Настоящим прорывом стала автоматизация договорной работы. Смарт-процесс «Договор» избавил операционный отдел от бесконечных запросов в Telegram и почте — цикл согласования документов ускорился на 55%, ошибки при передаче информации между сотрудниками сократились на 60%, а централизация данных снизила потери информации на 70%.
Хаос в документообороте, с которым компания жила годами, исчез: вся документация теперь привязана к конкретным клиентам и сделкам, прозрачность документооборота выросла на 65%, а количество дублирующих запросов упало на 50%. Отделы продаж и операционный отдел наконец заговорили на одном языке — скорость взаимодействия между ними выросла на 40%, а ошибки из-за потерянных данных сократились на 55%.
Руководство Examus получило то, о чём просило с самого начала — полноценную аналитику по направлениям продаж: качество управленческих решений выросло на 35%, а точность отслеживания эффективности команд — на 45%. CRM превратилась из ограничивающего фактора в инструмент, который растёт вместе с бизнесом.
