Клиент — колледж — столкнулся с необходимостью экстренной цифровизации процесса приема документов из-за ограничений, вызванных пандемией COVID-19. Была поставлена задача полностью перевести подачу заявлений на поступление в онлайн-формат, чтобы обеспечить непрерывность работы приёмной кампании и безопасность для абитуриентов и сотрудников. Ключевые цели включали: создание интуитивно понятного и безошибочного интерфейса для абитуриентов, разработку удобного инструмента для централизованного администрирования и модерации заявок для сотрудников приёмной комиссии, а также интеграцию нового решения с существующими внутренними системами колледжа (1С, 1С-Bitrix) для автоматизации процессов и синхронизации данных. Система должна была не только дублировать офлайн-процесс, но и повысить его точность, скорость и прозрачность.
Решение было реализовано в виде модуля «Личный кабинет абитуриента», встроенного в существующий сайт колледжа для создания единого информационного пространства. Разработка велась по следующим ключевым направлениям:
Пользовательский интерфейс для абитуриентов: Создан пошаговый интерфейс подачи заявки, который минимизирует ошибки. Внедрён предиктивный ввод адреса на основе Государственного адресного реестра (ГАР) и функция распознавания данных и лица с фотографии паспорта, что максимально автоматизировало заполнение.
Административная панель для сотрудников: Разработан мощный интерфейс для централизованного управления всеми заявками: их модерация, изменение, отслеживание статусов и формирование статистики по работе каждого члена приёмной комиссии.
Техническая интеграция и автоматизация: Система была интегрирована с внутренним ПО колледжа (1С и 1С-Bitrix), что обеспечило автоматический обмен данными, исключило двойной ввод информации и синхронизировало процессы.
Система коммуникации: Реализован механизм автоматических оповещений абитуриентов об изменении статуса их заявки (принята, требуются доработки), что повысило информированность и снизило нагрузку на приёмную комиссию.
Внедрение системы привело к полной цифровой трансформации процесса приёма в колледже. Для абитуриентов процесс подачи документов стал простым, быстрым и доступным из любой точки, что особенно критично было в условиях пандемии. Автоматизация заполнения и проверки данных (адрес, паспорт) существенно снизила количество ошибок в заявках. Для сотрудников приёмной комиссии работа была оптимизирована за счёт централизации всех заявок в одной системе, автоматической синхронизации с 1С и снижения рутинной нагрузки, связанной с проверкой документов и ответами на звонки об статусе. Система обеспечила прозрачность всего процесса приёмной кампании, позволила собирать аналитику и эффективно управлять нагрузкой. В итоге колледж получил современное, гибкое и надёжное решение, которое не только решило проблему моментально, но и заложило основу для эффективных цифровых приёмных кампаний в будущем.
Пожаловаться
