Клиент столкнулся с проблемой отсутствия централизованной системы для управления процессом поверки средств измерений. Это приводило к значительным временным затратам на обработку документов, сложностям в учёте и хранении информации, а также рискам несоблюдения нормативных требований. Основной задачей было создание единой платформы для полной автоматизации составления документов поверки. Цели включали: обеспечение точности и соответствия документов государственным стандартам (ГОСТ), повышение прозрачности и контроля на всех этапах работы, улучшение взаимодействия с клиентами за счёт автоматических напоминаний и создание гибкого инструмента для разработки шаблонов документов. Решение этих задач было направлено на кардинальную оптимизацию рабочих процессов, снижение административных издержек и создание основы для роста бизнеса.
Решение было реализовано в формате SaaS-системы (программное обеспечение как услуга по подписке), интерфейс которой был интуитивно понятен пользователям благодаря сходству с популярными текстовыми редакторами. Ядром системы стал комплекс взаимосвязанных реестров, обеспечивающих централизованный учёт всех сущностей:
Реестры данных: Созданы единые базы для учёта сотрудников, клиентов, эталонов, самих средств измерений и всех документов поверки. Это позволило отслеживать производительность сотрудников, историю работы с каждым клиентом и сроки действия всех поверок.
Конструктор шаблонов документов: Разработан ключевой модуль для импорта шаблонов ГОСТ в формате DOC/PDF, их редактирования, расстановки формул и переменных. Система позволяет тестировать вычисления и визуализировать связи в документах, гарантируя их корректность.
Автоматизация рабочих процессов: Внедрена функция массового создания документов, их автоматической выгрузки в PDF и отправки на печать. Реализована система умных уведомлений для клиентов и сотрудников о предстоящих и истекающих сроках поверки.
Контроль и аналитика: Для каждого документа фиксируется статус (заполнен, отправлен, результат поверки), что обеспечивает полную прозрачность процесса на всех этапах и позволяет назначать ответственных исполнителей.
Внедрённая ERP-система принесла качественные изменения в бизнес-процессы компании. Автоматизация рутинных операций по составлению и учёту документов привела к значительному повышению операционной эффективности и сокращению временных затрат. Снизились административные расходы, включая затраты на бумажный документооборот. За счёт централизации данных и автоматических напоминаний о сроках был достигнут новый уровень контроля и минимизированы риски использования просроченных средств измерений, что обеспечило полное соответствие нормативным требованиям. Улучшилось качество клиентского сервиса, что способствует укреплению лояльности заказчиков. В итоге система создала надёжную, прозрачную и масштабируемую цифровую основу для устойчивого роста бизнеса в сфере метрологических услуг.
Пожаловаться
