Владельцы успешного ивент-агентства столкнулись с «операционным хаосом». Рост числа проектов привел к потере контроля: задачи терялись в чатах, коммерческие предложения согласовывались неделями, финансы по проектам были непрозрачны, а основатели погрязли в решении текущих проблем, вместо стратегического развития.
Ключевые вызовы:
- Низкая скорость: Длительные циклы продаж и согласований.
- Финансовые потери: Сложно отслеживать маржу по проектам, происходили утечки денег.
- Зависимость от людей: Отсутствие регламентов и единой базы знаний делало бизнес уязвимым при уходе ключевого сотрудника.
- Стресс и выгорание: Команда и руководство работали на износ, туша постоянные «пожары».
Цель проекта:
Создать исчерпывающий план перехода от хаоса к прозрачной и эффективной системе управления, которая экономит время и деньги, а также дает владельцам возможность масштабировать бизнес.
Мы реализовали проект по четкому плану, состоящему из 4 этапов, где каждый этап имел измеримый результат:
1. Этап диагностики (Неделя 1): Погружение и выявление корня проблем.
- Провели глубинные интервью с руководителем и ключевыми сотрудниками (менеджер, координатор), фокусируясь на разборе реальных кейсов, а не формальных описаний.
- Проанализировали артефакты: чаты, таблицы, шаблоны документов.
- Зафиксировали текущие показатели (KPI) для последующего сравнения.
- Результат этапа: Полная карта процессов «как есть» и приоритизированный список «точек роста» с примерами потерь.
2. Этап визуализации (Неделя 2): Концепция будущей системы.
- Построили схемы ключевых процессов (продажи, подготовка ивента, финансы) в формате Swimlane, наглядно показав зоны хаоса, задержек и дублирования.
- Спроектировали архитектуру будущей системы: структуру баз данных (Проекты, Клиенты, Подрядчики, Финансы), ролевую модель и концепцию дашбордов для контроля.
- Результат этапа: Заказчик увидел не только проблемы, но и готовое решение — визуальную модель будущей эффективной системы.
3. Этап рекомендаций: План оптимизации.
- Разработали конкретные решения для каждой проблемы: автоматизация, регламентация, визуализация.
- Сформировали таблицу «Проблема → Решение → Эффект → Шаги внедрения».
- Определили целевые KPI, которые должны быть достигнуты после внедрения.
4. Этап проектирования: Создание «Инструкции к бизнесу».
Объединили все наработки в итоговый пакет документов, включающий:
- Техническое задание на настройку системы (готово для передачи подрядчику).
- Дорожную карту внедрения с пошаговым планом на 30-60 дней, учетом рисков и контролем качества.
- Прототипы регламентов и чек-листов для быстрого старта.
В результате клиент получил не просто отчет, а готовый инструмент для трансформации бизнеса — пакет документов «Инструкция к вашему бизнесу».
Ключевые итоги:
- Полная диагностика: 50 страниц детального анализа с визуальными схемами процессов и реальными кейсами из интервью. Руководство впервые увидело полную и объективную картину своего бизнеса.
- Готовый проект системы: Архитектура данных, ролевая модель, макеты дашбордов и ТЗ для настройки в выбранной платформе (например, Notion). Все структурировано и понятно для реализации.
- Четкий план действий: Дорожная карта внедрения с фазой «быстрых побед» на первые 1-2 недели, что позволяет сразу получить результат и поддержать мотивацию команды.
- Инструменты для масштабирования: Прототипы регламентов, система KPI для менеджеров и каркас системы онбординга, которые позволяют агентству расти без потери контроля.
Ожидаемый экономический эффект после внедрения рекомендаций:
- Сокращение времени на подготовку КП и согласование договоров в 2-3 раза.
- Снижение непроизводительных потерь времени руководителя на операционку на 50-70%.
- Повышение финансовой прозрачности и сокращение ошибок в расчетах.
- Возможность брать на 30-50% больше проектов без увеличения операционного стресса.
Финальный результат: Заказчик получил исчерпывающую информацию для принятия решения и может сразу приступить к настройке системы силами подрядчика или своей команды, экономя время и бюджет на дальнейшие согласования. Работа стала инвестицией в фундамент бизнеса, который будет приносить экономию каждый месяц.
Пожаловаться
