У таможенного брокера из Москвы и Подмосковья появилась почта на своём домене: общий сервер на Linux в российском дата-центре, ящики всех сотрудников, защита от спама и вирусов, перенос старой переписки. Всё это настроил Евгений Росляков. Он занимается сайтами и серверами для малого и среднего бизнеса с 2016 года, работает как самозанятый по договору, а юрлицам готовит закрывающие документы. Работает в Москве и Подмосковье лично, с другими регионами — удалённо.
В компании около шестидесяти человек. Декларанты весь день переписываются с клиентами и перевозчиками: инвойсы, спецификации, сканы деклараций. Почта стояла на старом сервере, который когда-то настроил бывший администратор. Документации не осталось.
Проблемы копились. Письма клиентам часто попадали в спам, и декларанты узнавали об этом по звонку «мы ничего не получали». В ящики приходили вирусы во вложениях под видом счетов. Часть сотрудников писала с личных адресов, и переписка с клиентами лежала у людей дома. Уволился человек, и история писем ушла вместе с ним.
Задача: единая почта на домене компании, письма доходят, вложения проверяются, старая переписка сохранена.
Сервер поставил на Linux в российском дата-центре. Postfix принимает и отправляет письма по SMTP. Отправлять можно только после авторизации и по защищённому соединению: иначе сервер превратится в рассыльщика спама, а чужие письма начнут уходить от имени компании.
Ящики открываются через Dovecot по IMAP. Письма остаются на сервере, поэтому телефон, ноутбук и рабочий компьютер видят одно и то же. Для декларантов сделал общие ящики отдела: заявки пишут на один адрес, видят все, кто отвечает. Квоты выставлены с запасом. Тем, кто работает с чужого компьютера, достаётся веб-почта.
Самая важная часть — DNS. Расскажу о записях по-человечески. MX сообщает, куда доставлять письма домена. SPF перечисляет серверы, которым разрешено писать от его имени. DKIM — подпись письма: получатель проверяет, что содержимое не подменили. DMARC подсказывает получателю, что делать с письмами, не прошедшими проверку. PTR — обратная запись, её задаёт провайдер: по ней получатель убеждается, что сервер называется так, как представился. Без неё письма легко уходят в спам.
Защиту Antispam and Antivirus собрал из трёх частей. Фильтр спама обучается на письмах сотрудников и их пометках. Антивирус проверяет вложения до того, как письмо ляжет в ящик. Письма с поддельным отправителем, где в поле «от кого» стоит домен компании, а пришли они снаружи, отсеиваются.
Старую почту перенёс по всем ящикам без потерь: папки, даты, вложения. Настроил резервные копии и проверил, что из них можно восстановиться. После запуска посмотрел, не попал ли сервер в чёрные списки.
Письма клиентам идут во «Входящие». Звонки «мы ничего не получали» почти исчезли из рабочего дня декларантов. Поддельные счета с вирусами оседают в карантине и до ящика не доходят.
Переписка с клиентами лежит на сервере компании. Когда сотрудник уходит, его ящик передают преемнику вместе с историей. Все пишут с адресов на домене компании, личные ящики из рабочей переписки ушли.
Общие ящики отдела сняли путаницу: кто отвечает на заявку, видно сразу. Резервные копии лежат отдельно от сервера, инструкции по восстановлению написаны.
Есть цена, и о ней лучше знать заранее. Свой почтовый сервер нужно обслуживать: ставить обновления, следить за репутацией адреса и местом на диске. Если держать для этого человека в штате незачем, можно договориться о регулярном обслуживании. Антиспам не даёт полной гарантии: изредка хорошее письмо уходит в карантин, поэтому раз в день сотрудники просматривают его.
Если письма уходят в спам, а рабочая переписка живёт на личных адресах, пришлите через freelance.ru домен и число ящиков, и составим план переезда.
