Отчётность агрохолдинга из пяти зарубежных систем переехала в одну российскую BI-платформу: дашборды урожайности, продажи, финансовая отчётность, бюджеты и печатные формы для бухгалтерии. Этой работой занимался Евгений Росляков. Сайты и программы для бизнеса он делает с 2016 года, ведёт дела самозанятым, подписывает договор и выдаёт юрлицам закрывающие документы. Работает в Москве и удалённо.
Холдинг объединяет элеваторы, хозяйства и переработку. За годы отчётность разрослась по системам, которые разные отделы покупали в разное время.
Урожайность по полям и культурам смотрели в Tableau. Продажи вели в QlikView. Финансовая отчётность жила в Cognos, бюджетирование в Hyperion, а бухгалтерия печатала накладные и акты из Crystal Reports. У каждой системы свои справочники, поэтому «выручка по культуре» в двух местах получалась разной.
Лицензии на иностранные системы больше не продлеваются. Пока всё работает, но поддержки и обновлений нет, а людей, которые помнят, как устроены старые отчёты, остаётся мало.
Надо было за отведённое время перенести в одну систему то, чем действительно пользуются, и не потерять ни расчёты, ни привычные формы. Это работа с данными: сначала понять, откуда берутся цифры, и только потом строить новое. Из-за этого она относится к аналитике и данным, на которых позже можно строить прогнозы.
Сначала сделал инвентаризацию. По журналам обращений к каждой системе выяснили, какие отчёты открывали за последний год. Из нескольких сотен рабочими оказалась только часть. Остальное согласовали с владельцами и переносить не стали.
Затем вынул логику. В Tableau это вычисляемые поля и источники данных, в QlikView скрипты загрузки и выражения, в Cognos модель метаданных и фильтры отчётов, в Hyperion структуры бюджета и правила распределения. Всё записал простым языком: что считается, из какой таблицы и по какой формуле.
Потом построил единую модель данных. Справочники культур, полей, подразделений и контрагентов свёл в общие и нарисовал витрины: урожайность, продажи, финансы, бюджет. Теперь «выручка по культуре» берётся из одного места. Расхождения, которые вылезли при сведении, разбирал с аналитиками и бухгалтерами по каждому случаю.
Целевая платформа — одна российская BI-система с действующей у холдинга лицензией. Дашборды урожайности и продаж собрал заново на витринах. Каждый перенесённый отчёт проходил проверку «старый — новый»: за прошлые периоды цифры сверялись построчно, а расхождения разбирались до причины.
Печатные формы из Crystal Reports переделал отдельно. Бухгалтерам важно, чтобы форма выглядела как раньше, поэтому макеты воспроизвёл до полей и подписей. Бюджетные формы из Hyperion переносил вместе с финансистами: они проверяли правила распределения и сценарии на своих данных.
Пользователям провёл несколько коротких занятий по отделам и оставил памятку: где что теперь лежит и как собрать привычный отчёт.
Отчётность холдинга теперь в одной системе. Урожайность, продажи, финансы и бюджет считаются из общих справочников, и споров о том, чьи цифры верные, стало заметно меньше. Если расхождение возникает, его видно по одной цепочке расчёта.
Бухгалтерия печатает те же формы, что и раньше, только из нового места. Финансисты закрыли первый бюджетный цикл на новой системе без выгрузок в таблицы.
Исчезли и ненужные отчёты. Их оказалось много, и поддерживать их больше никто не будет.
Не всё удалось восстановить уверенно. Часть старых формул писали «под привычку», без описания. Эти места пришлось восстанавливать по результатам, и логика в нескольких из них теперь записана впервые, но финансистам ещё стоит её подтвердить.
Впереди вторая часть. Когда данные собраны в чистые витрины, на них можно строить прогнозы по урожайности и спросу. Начинать это стоит после того, как люди привыкнут к новым отчётам.
Отчёты разбросаны по нескольким зарубежным системам, а лицензии заканчиваются? Откликнитесь на freelance.ru: пришлите список систем и примерное число отчётов, и я предложу порядок переноса.
