Битрикс24 для кейтеринговой компании с автоматизацией воронок продаж и документооборота

Описание

Мы с нуля внедрили и настроили Битрикс24 для кейтеринговой компании «The Caters», автоматизировав процессы продаж, контроля задач и документооборота. Это устранило операционный хаос и дало руководству полный контроль над сделками.
Задача:
Кейтеринговая компания «The Caters» (7 лет на рынке, 30 сотрудников) работала без структурированной CRM. Все процессы велись хаотично, что приводило к критичным проблемам:

Потеря клиентов: Менеджеры работали по индивидуальным схемам, не было единой воронки продаж. Клиенты «терялись» на разных этапах.

Срыв сроков: Критические задачи (отправка КП, подписание договора, оплата) пропускались из-за человеческого фактора.

Хаос в данных: Клиентская база и история взаимодействий хранились в разных местах: старая CRM, почта, мессенджеры, личные записи менеджеров.

Ручной документооборот: Договоры, счета и акты составлялись вручную, что занимало 40-60 минут на комплект и приводило к ошибкам.

Отсутствие аналитики: Не было данных о конверсии, средней сумме чека или причинах отказов.

Нет системы прогрева: Отсутствовал процесс повторного привлечения клиентов после завершения сделки.

Решение

Мы провели анализ и настроили в Битрикс24 комплексную систему управления:

Структурирование воронок: Разделили поток на две логические воронки: «Продажи» (новые клиенты) и «Подогрев клиентов» (повторные продажи). Оптимизировали этапы, сократив их с 14 до 9.

Автоматический контроль: Настроили роботов, которые проверяют заполнение обязательных полей и блокируют переход сделки на следующую стадию при невыполнении условий. Внедрили автоматическое создание задач и напоминаний о критических действиях (КП, договор, оплата).

Единая клиентская база: Настроили карточки компаний и контактов с полной историей взаимодействий. Все коммуникации (звонки, письма, WhatsApp) автоматически привязываются к сделке.

Автоматизация документов: Создали библиотеку шаблонов договоров, счетов и актов. Настроили их автоматическое заполнение данными из CRM, сократив время подготовки с 40-60 до 5-10 минут.

Аналитика и интеграции: Разработали дашборды для контроля KPI, конверсии и нагрузки менеджеров. Интегрировали корпоративную телефонию (Mango-Office) и WhatsApp (через Wazzup).

Результат

Сокращение времени сделки на 30% за счёт оптимизации воронки и устранения дублирующих этапов.
Снижение потери клиентов в 3 раза благодаря системе контроля обязательных действий.
Ускорение подготовки документов в 6-8 раз (с 40-60 до 5-10 минут).
Рост конверсии из первичного контакта на 22%.
Сокращение времени обработки заявки до договора на 35%.
Снижение потери потенциальных заказов на 10% за счёт автоматизации воронки прогрева клиентов.
Полная прозрачность всех сделок для руководства и устранение риска пропущенных оплат.

Презентация проекта