Клиент — небольшой автопарк с 15 единицами техники — терял до 30% топлива из-за хаотичного учёта: водители и бухгалтерия постоянно спорили, проверяющие находили ошибки в отчётах, а руководство не могло контролировать расходы. Главная задача — превратить «формальный документ» в рабочий инструмент, который будет реально использоваться и снизит риски.
Я провёл мини-аудит текущих процессов: опросил водителей, кладовщика и ответственного по ГСМ. Выявил три «точки утечки»: отсутствие замера остатка топлива до заправки, подпись «задним числом» и отсутствие чёткого алгоритма при превышении нормы.
На основе этого разработал практико-ориентированный регламент, включающий:
Пошаговую процедуру учёта ГСМ от заправки до отчёта
Чёткое распределение ролей (водитель, кладовщик, бухгалтерия)
Готовую форму акта выдачи топлива с полями, понятными для заполнения даже в полевых условиях
Журнал учёта с формулами расчёта отклонений
Алгоритм действий при превышении нормы (включая фотофиксацию и служебную записку)
Все материалы оформлены в едином стиле, без «воды», с визуальными акцентами на критических шагах. Документы соответствуют духу Приказа Минтранса №204 и готовы к проверкам.
Регламент стал не «бумагой для галочки», а рабочим инструментом контроля. Уже за первый квартал:
Перерасход ГСМ сократился на 30%
Конфликты между водителями и бухгалтерией — на 80%
При первой же проверке Ространснадзора — 0 замечаний по учёту топлива
Сейчас регламент используется как основа для внутреннего аудита и обучения новых сотрудников. Клиент планирует внедрить аналогичный подход и в других подразделениях.
Пожаловаться
