Telegram-бот для онлайн записи. Полностью покрывает весь процесс записи, наполнен умными алгоритмами и интегрирован с CRM

Описание

Клиент — директор образовательного центра — столкнулся с критической проблемой: 80% рабочего времени менеджеров уходило на рутинные задачи записи учеников. Ежедневно поступало множество звонков с однотипными запросами: записаться на урок, перенести занятие, узнать баланс. Это создавало колоссальную нагрузку на персонал и мешало развитию бизнеса.

Ключевые проблемы:
- Менеджеры тратили основное время на механическую работу вместо развития клиентской базы
- Высокая текучка кадров из-за монотонной работы
- Ошибки в расписании при ручном ведении записей
- Клиенты не могли записываться в нерабочее время
- Отсутствие автоматических напоминаний приводило к пропускам занятий

Цель: Создать интеллектуального бота, который полностью автоматизирует процесс записи и обслуживания клиентов, освободив менеджеров для стратегических задач и улучшив клиентский опыт.

Дополнительные требования:
- Интеграция с существующей CRM
- Учет индивидуальных тарифов и скидок
- Автоматическое управление балансами
- Гибкая система переносов и отмен
- Административная панель для менеджеров

Решение

Разработал комплексного Telegram-бота с использованием Python и современных технологий (SQLAlchemy, PostgreSQL, asyncio). Архитектура построена по принципам MVC с Dependency Injection для масштабируемости.

Ключевые модули системы:
1. Интеллектуальная запись (1-е видео*, 1 и 2 скриншот):
- Автоматическое определение предмета и педагога по профилю клиента
- Алгоритм генерации оптимальных временных слотов с учетом загруженности
- Система приоритетных слотов для оптимизации времени преподавателей
- Проверка баланса и блокировка записи при задолженности

2. Умная система переносов и отмен (2 видео*):
- Динамическое вычисление стоимости урока по индивидуальному тарифу
- Автоматические списания при поздних отменах (50% за 6 часов, 100% за 3 часа)
- Интеграция с CRM для обновления записей в реальном времени

3. Регулярные расписания (3 скриншот):
- Проверка доступности на 6 месяцев вперед
- Обнаружение и разрешение конфликтов в расписании
- Массовая отмена уроков на период отпуска

4. Проактивная забота о клиентах (4 скриншот):
- Система напоминаний (вечером накануне + за 3 часа)
- Умный расчет остатка занятий по балансу
- Автоматические уведомления о долгах и окончании абонементов

5. Административная панель (5-7 скриншоты):
- Управление слотами с фильтрацией
- Ежедневная аналитика и отчеты
- Система массовых рассылок
- Блокировка дат и периодов

Особое внимание уделил производительности — все операции выполняются за доли секунды благодаря оптимизированным запросам и асинхронной архитектуре.

* Видео вы можете посмотреть по ссылке в "Примеры реализации"

Результат

Запуск бота произвел революционные изменения в работе образовательного центра:

Количественные результаты:
- 300% рост эффективности менеджеров
- 85% сокращение ежедневных звонков
- 150,000₽ экономии в месяц на зарплате персонала
- 90% запросов обрабатывается ботом автономно
- Сокращение штата менеджеров без потери качества обслуживания

Качественные улучшения:
- Клиенты получили возможность записываться 24/7
- Полностью исключены ошибки в расписании
- Автоматические напоминания снизили количество пропусков
- Менеджеры переключились на развитие бизнеса и работу с новыми клиентами

Отзыв клиента:
"Раньше мне было очень трудно найти и мобилизовать менеджеров на работу в нашем непростом графике, теперь я могу поручить им более интересные задачи и даже сократить штат. Бот решает 90% вопросов учеников самостоятельно. Я могу сосредоточиться на развитии школы вместо рутины. Это революция для нашего бизнеса!" — Анна Вершина, директор центра.

Долгосрочный эффект:
Система продолжает работать стабильно, обрабатывая тысячи операций ежедневно. Клиент планирует масштабирование решения на другие филиалы. Проект окупился за первый месяц работы и стал основой для цифровой трансформации бизнеса.

Время реализации: 1,5 месяца от концепции до полного внедрения.

Ссылки на примеры реализации

 drive.google.com/drive/folders/1Ant3ZPHxcU_kOqqOmN...

Презентация проекта