Внедрение Microsoft Dynamics для дилера спецтехники и запчастей из Ташкента с филиалом в Казахстане: четыре разрозненные системы переведены на единый контур, данные перенесены, продажи связаны со складом. Кратко об исполнителе, Евгении Рослякове: сайты и бизнес-системы с 2016 года; самозанятый; работает по договору; для юрлиц оформляет закрывающие документы; работает в Москве и удалённо.
У компании были продукты одной линейки, но каждый жил сам по себе. Головная компания вела учёт в старой Microsoft Dynamics AX. Филиал работал в Microsoft Dynamics NAV. Бухгалтерия дочерней сервисной фирмы сидела в Microsoft Dynamics GP. Продажи вели в Microsoft Dynamics CRM старой версии, которая со складом никак не связывалась.
Менеджер не знал, есть ли нужная запчасть. Остаток выясняли звонком на склад, иногда в филиал, а клиент ждал, пока кто-нибудь перезвонит. Данные о машинах клиентов и их ремонтах лежали в трёх местах, и собрать историю одной машины целиком никто не мог.
Продавец не видел и того, что происходит после сделки: попала ли машина в сервис, какие запчасти ей ставили. Поддерживать четыре системы разных лет становилось всё дороже, специалистов по старым версиям в штате не осталось.
Руководство хотело один учёт, понятные отчёты и склад, видимый из продаж.
Начал с плана. Вместе с ИТ-специалистами компании составил карту: какая система за что отвечает, какие справочники в ней лежат, что нельзя остановить ни на день. Решили перейти на единый контур Microsoft Dynamics: Dynamics 365 Business Central для учёта и склада плюс модуль продаж. Старые AX, NAV и GP заменяли по очереди, а не одним рывком.
Моя часть — перенос данных, настройка и связки между модулями. Остальное делали сотрудники компании: бухгалтеры и кладовщики проверяли данные, ИТ-отдел отвечал за доступы и серверы.
Номенклатуру, контрагентов и остатки перенёс из AX, NAV и GP. Для этого выгрузил справочники, привёл коды запчастей к одному виду и склеил повторы, а в Business Central загрузил через пакеты конфигурации. После каждой загрузки вместе с бухгалтерами сверяли остатки по складам и обороты, пока цифры не совпадали.
Данные из старой Microsoft Dynamics CRM перенёс в модуль продаж и связал сделки с остатками и заказами: между Business Central и модулем продаж есть стандартный коннектор, я настроил, какие поля и справочники по нему ходят. Менеджер в предложении видит наличие запчасти в Ташкенте и в филиале, а подтверждённая сделка создаёт заказ на складе. Добавил карточку машины клиента: модель, заводской номер, наработка, история обслуживания и запчастей.
Для руководства собрал отчёты: продажи по менеджерам, оборачиваемость запчастей, загрузка сервиса.
Запуск шёл этапами. Месяц старые и новые системы работали параллельно, чтобы ошибки находились до того, как повлияют на отчётность.
Остаток запчасти теперь виден прямо в предложении клиенту. Менеджеры перестали обзванивать склады, и клиент получает ответ в том же разговоре. Заказы на склад создаются из сделки, а не переписываются руками.
История машины собрана в одной карточке. Когда клиент приезжает в сервис, мастер видит, что и когда менялось. Руководитель получил отчёты из одного источника вместо трёх выгрузок, которые раньше сводили в таблицу.
Параллельный месяц оказался нужен. За него нашли несколько расхождений в остатках и неверно перенесённые единицы измерения. Исправили до отключения старых систем, иначе они стали бы ошибками в первом же отчёте.
Есть ограничение. Дочерняя сервисная фирма оставила бухгалтерию в Microsoft Dynamics GP до конца отчётного периода, перенос её данных запланирован отдельным этапом. Пока часть её проводок попадает в общий контур загрузкой, а не напрямую, и раз в период бухгалтерам приходится сверять итоги вручную.
Дальше компания собирается подключить склад филиала к штрихкодам и принимать обновления Business Central по графику, который согласует ИТ-отдел. Решения об этом принимает сама компания, мой этап закончен запуском.
Остались устаревшие версии Dynamics и учёт в нескольких системах? Назовите в сообщении на freelance.ru версии и число складов, и я предложу порядок этапов для вашего случая.
