Flex Systems — дистрибьютор IT-оборудования и провайдер IT-услуг. Заявки одного из клиентов, сети аптек, поступали в IntraService, но перенос и распределение информации выполнялись вручную через Excel.
На распределение задач уходило до 15 часов в неделю. Менеджерам и инженерам не хватало общей системы со статусами, приоритетами и историей выполнения работ.
Задача проекта — связать IntraService с Битрикс24 и автоматизировать полный цикл обработки заявок.
Реализована двусторонняя интеграция:
— заявки из IntraService автоматически создаются в Битрикс24;
— система распределяет обращения между воронками «Заявки» и «Закупка» по содержанию заявки;
— статусы синхронизируются между системами в обе стороны;
— доступны фильтры по кодам аптек, городам и статусам;
— менеджер может группой назначить заявки выбранному инженеру;
— инженер получает задачу, добавляет комментарии и фотоотчёт;
— после завершения данные возвращаются в сделку и IntraService;
— периодическая синхронизация выполняется каждые 30 минут с учётом нагрузки и возможных конфликтов данных.
Менеджеры и инженеры работают с заявками в едином процессе, а статусы и история выполнения синхронизируются между двумя системами.
По данным проекта, время обработки одной заявки сократилось с четырёх часов до 20 минут, количество ошибок ручного ввода уменьшилось на 90%, а экономия времени на рутинных операциях составила более 200 часов в месяц.
