Разработала структуру автоматизации обработки заявок: от формы на сайте и мессенджеров до таблицы, уведомлений менеджеру, статусов и аналитического дашборда.

Описание

В этом кейсе показан пример автоматизации процесса обработки входящих заявок для малого бизнеса.

До автоматизации заявки могли поступать из разных источников: сайт, мессенджеры, звонки, реклама или рекомендации. Из-за этого часть обращений терялась, менеджеры не всегда видели актуальный статус, а руководителю было сложно контролировать загрузку команды и эффективность обработки.

Была разработана структура процесса, в которой каждая заявка фиксируется в единой таблице, получает статус, ответственного менеджера и дальнейшую историю обработки.

Такой подход подходит для сервисных компаний, салонов, клиник, ремонтных служб, онлайн-школ, локальных услуг и других бизнесов, где важно быстро реагировать на обращения клиентов.

Решение

Была разработана схема автоматизации бизнес-процесса от момента получения заявки до контроля результата.

Решение включало:
— карту процесса обработки заявки;
— структуру таблицы для фиксации обращений;
— статусы заявок: новая, в работе, выполнена, отменена;
— распределение ответственных менеджеров;
— уведомления о новых заявках в Telegram и email;
— контроль сроков обработки;
— базовый дашборд для руководителя;
— сводку по источникам, статусам и загрузке сотрудников.

В качестве инструментов были заложены Google Sheets, Apps Script, Telegram Bot API, email-уведомления и простой дашборд для мониторинга ключевых показателей.

Основная цель решения — убрать хаос из обработки заявок, сделать процесс прозрачным и дать команде понятную систему работы.

Результат

Результатом стала понятная схема автоматизации, которую можно использовать как основу для внедрения рабочей системы обработки заявок.

Бизнес получает:
— единое место для всех входящих заявок;
— прозрачные статусы обработки;
— уведомления для менеджеров о новых обращениях;
— снижение риска потери заявок;
— контроль сроков и ответственных сотрудников;
— аналитику по источникам и результатам;
— основу для дальнейшего подключения CRM, сайта, Telegram-бота или рекламных каналов.

Такой результат помогает ускорить обработку клиентов, уменьшить ручной контроль, повысить дисциплину команды и сделать работу с заявками более управляемой.

Презентация проекта