Цифровая платформа для Управления по работе с иностранными студентами (МГТУ им. Баумана)

Описание

МГТУ им. Баумана — один из ведущих технических вузов России, куда ежегодно приезжают учиться студенты со всего мира. Раньше сотрудники отдела по работе с иностранными обучающимися тонули в бумагах: десятки языков, сотни миграционных карт, виз, страховок, разрешений на временное проживание. Каждый документ имел свой срок действия, и отслеживать всё вручную было практически невозможно. Часть студентов теряла дедлайны, возникали проблемы с миграционным учётом, а сотрудники тратили часы на поиск информации по разрозненным папкам и Excel-таблицам.

Передо мной стояла задача создать единую экосистему, которая соединит администрацию и студентов в одном цифровом поле, автоматизирует контроль документов и сделает коммуникацию прозрачной, быстрой и удобной для обеих сторон.

Решение

Я разработал полноценную веб-платформу с двумя личными кабинетами — для сотрудников и для студентов, объединёнными общей базой данных и бесшовной логикой взаимодействия.

Личный кабинет сотрудника:

Единая база всех иностранных студентов с фильтрацией по стране, факультету, типу визы, статусу документов.

Автоматическое отслеживание сроков действия каждого документа (миграционная карта, виза, страховка, РВП и др.).

Система уведомлений: за неделю до истечения срока документа платформа автоматически отправляет напоминание студенту и сотруднику.

Генерация приглашений на встречу с автоматическим переводом на родной язык студента (русский + язык страны прибытия).

Умный поиск: можно найти студента по имени, номеру паспорта, дате приезда или даже комментарию трёхлетней давности.

Разделы для загрузки сканов документов, истории взаимодействия, отметок об оплате.

Личный кабинет студента:

Личный профиль со всеми загруженными документами и цветовой индикацией срока действия (зелёный — ок, жёлтый — скоро истекает, красный — просрочено).

Возможность отправлять запросы в отдел: продление визы, справка, вопрос по общежитию.

Электронные квитанции: студент может загрузить чек об оплате обучения или проживания, и он мгновенно попадает в личный кабинет сотрудника.

Встроенный чат с сотрудниками отдела — без звонков и лишних писем.

Уведомления на почту и в личный кабинет: «Ваш документ истекает через 7 дней», «Вам назначена встреча 15 мая в 11:00».

Техническая сторона:

Интуитивно понятная панель администратора, не требующая технических навыков.

Мгновенное обновление данных на обеих сторонах.

Высокий уровень защиты персональных данных.

Адаптивный интерфейс — удобно работать и с ноутбука, и с планшета.

Результат

Сотрудники отдела иностранных студентов вздохнули с облегчением. Вместо хаоса — порядок. Вместо сотни открытых вкладок — одна удобная система. Вместо опозданий и просрочек — автоматический контроль.

Сокращение времени на обработку одного запроса — на 70%.

Полное исчезновение просроченных документов благодаря системе ранних уведомлений.

Студенты чувствуют заботу — они получают напоминания на понятном языке и знают, что их документы под контролем.

Прозрачность оплаты — все чеки фиксируются, ни один платёж не теряется.

Удобство коммуникации — вопросы решаются внутри платформы, без долгой переписки в мессенджерах.

Сегодня эта система — не просто база данных, а цифровое сердце Управления по работе с иностранными студентами МГТУ им. Баумана. Она помогает сотрудникам работать спокойно, а студентам — учиться без лишних тревог.

Презентация проекта