Система генерации и рассылки актов сверки для дистрибьюторской компании

Описание

Клиент — дистрибьюторская компания, ведущая обширную работу с десятками контрагентов на регулярной основе. Перед бухгалтерией стояла задача: автоматизировать трудоёмкий и однотипный процесс формирования актов сверки. Ранее документы собирались вручную: из Excel-отчётов выписывались суммы, заполнялись шаблоны Word, результат распечатывался, относился руководству на подпись и печать, после чего сканировалася и отправлялся.

Целью проекта стало создание инструмента, позволяющего специалисту — без технических навыков — выбирать в приложении файлы исходных данных (базу данных, шаблон документа, письма) и, проставив нужные параметры, автоматически получить корректные, подписанные и разосланные акты сверки.

Решение

Было разработано десктопное приложение с графическим интерфейсом, в котором пользователь может:
- загрузить Excel-файл с финансовыми операциями;
- выбрать шаблон Word-документа (акт сверки);
- указать изображения печати и подписи;
- отфильтровать операции по периоду или контрагенту;
- активировать опции автоматического добавления подписей, печатей и рассылки по email.

Техническая реализация разделена на два слоя:
1. Интерфейс на C# — для простоты работы конечного пользователя;
2. Логика на Python — для надёжной обработки данных, редактирования документов и рассылки писем.

Библиотеки и технологии:
- openpyxl — для чтения Excel-файлов;
- python-docx, mailmerge — для работы с шаблонами Word;
- pillow — для вставки изображений подписи и печати;
- smtplib — для отправки email через SMTP-сервер.

Система обрабатывает каждую строку в Excel как отдельную сделку, группирует данные по контрагентам и создает один акт сверки на каждого контрагента. В шаблоне заполняются суммы, даты, наименования, добавляются подписи, результат сохраняется PDF и отсылается по указанному адресу электронной почты с заполненным по шаблону письмом.

Результат

В результате была создана рабочая, удобная в использовании система, полностью избавившая бухгалтерию от ручной работы по формированию и отправке актов сверки. В среднем экономится до 1–2 рабочих часов в день.

Теперь вместо ручного копирования данных и работы с Word, достаточно:
1. Открыть приложение.
2. Загрузить файл.
3. Выбрать шаблон и нужные опции.
4. Нажать кнопку — и все документы будут сгенерированы и разосланы автоматически в течение минуты.

Система активно используется и применяется на регулярной основе. Она масштабируема: можно загрузить десятки или сотни сделок, задать фильтрацию по контрагентам и периодам, легко менять шаблоны или изображения. Решение оказалось особенно полезным для компаний с большим количеством повторяющихся операций и постоянным документооборотом.

Ссылки на примеры реализации

 github.com/jo-safe/AutoDocFlow/

Презентация проекта